Agenda's synchroniseren tussen medewerkers met Make

Femke de Vries

AI-Automatisering Consultant voor het MKB

Dat eindeloze heen en weer gemail over wanneer iemand nou eigenlijk tijd heeft? "Zit je dinsdagmiddag?" "Nee, heb een meeting." "Donderdag?" "Kan, maar alleen na 14:00." Herkenbaar? Het is de dagelijkse realiteit voor veel teams.

En het is een enorme verspilling van tijd en energie. Het leidt tot frustratie, gemiste kansen en soms zelfs dubbele afspraken.

Een chaos die je eigenlijk niet kunt gebruiken. Gelukkig is er een veel betere manier.

Een manier waarbij je in één oogopslag ziet wanneer je collega's kunnen. Dat is de kracht van agenda synchronisatie. En de tool die dit voor je regelt, heet Make.

Nou ja, Make is eigenlijk een onderdeel van Google Agenda, maar het werkt als een trein voor teams.

Laten we het erover hebben hoe je hiermee de chaos oplost en je team een stuk productiever maakt.

Waarom je team een gedeelde agenda nodig heeft (en Make je beste vriend wordt)

Stel je voor: één centrale plek waar je de beschikbaarheid van al je collega's ziet. Geen giswerk meer. Make, dat onderdeel is van Google Workspace, is de tool die dit mogelijk maakt.

Het is een krachtige uitbreiding op Google Agenda, speciaal ontworpen voor teams. Waar Google Agenda vooral draait om jouw persoonlijke planning, draait Make om collectieve efficiëntie. Het draait allemaal om synchronisatie.

Waarom is dat zo belangrijk? Omdat het een einde maakt aan die vervelende aanname-fase.

Je ziet meteen wie er wel en niet kan. Dit voorkomt dubbele boekingen en bespaart een hoop heen en weer gebel. En het werkt. Onderzoek toont aan dat teams die hun processen goed op orde hebben, tot 30% productiever zijn. Het gaat niet alleen om tijd besparen; het gaat om het creëren van een soepele, transparante manier van werken waar iedereen beter van wordt.

De basis: hoe sync je een agenda met een collega?

Het hart van Make draait om 'teams'. Dat is de virtuele groep waarbinnen je agenda's deelt. Zo zet je de eerste stap.

Stap 1: Maak een team aan

Log in op Make. Je kunt dit doen via de app op je telefoon of via de webversie.

Maak een nieuw team aan. Geef het een logische naam, bijvoorbeeld 'Marketing Team' of 'Project X'.

Stap 2: Voeg je collega's toe

Dit team wordt de basis voor al je gedeelde agenda's. Nu is het tijd om je teamleden uit te nodigen. Iedereen die je toevoegt, krijgt een rol: 'beheerder' of 'lid'.

Beheerders hebben meer rechten, zoals het toevoegen of verwijderen van mensen en het beheren van agenda's. Kies wijs.

Stap 3: Deel je agenda

Dit is de cruciale stap. Elk teamlid moet zijn eigen Google Agenda delen met het team. Dit doe je in de instellingen van Google Agenda zelf. Ga naar 'Delen' en voeg het e-mailadres van je team toe.

Belangrijk: je bepaalt zelf wat ze mogen zien. Kies voor 'Bekijken' als je alleen wilt dat ze je beschikbaarheid zien, of kies voor 'Bewerken' als je ze ook afspraken mag laten inplannen.

Stap 4: Synchroniseren maar!

Zodra de agenda's gedeeld zijn, doet Make de rest. De synchronisatie is realtime.

Dat betekent dat als jij een afspraak toevoegt, dit direct zichtbaar is voor je collega's. En andersom. De chaos verdwijnt als sneeuw voor de zon.

Make voor gevorderden: al je agenda's op één hoop

Make is niet alleen voor Google Agenda. Je kunt ook andere kalenders toevoegen.

Handig als je nog een oude Outlook-agenda hebt of een iCloud-kalender gebruikt voor je privé-afspraken.

1. Je gaat in Make naar 'Teams' en kiest voor 'Kalender toevoegen'.
2. Je kunt nu kiezen uit verschillende bronnen, zoals Outlook of een kalender via een iCalendar-feed.
3. Net als bij Google Agenda bepaal je per kalender wat teamleden mogen zien: alleen inkijken of ook bewerken.
4. Make synchroniseert deze kalenders automatisch met je team.

De slimme details: wat Make echt slim maakt

Make is meer dan alleen een kopiëren-machine. Er zitten een paar slimme trucs in die het leven makkelijker maken.

Tijdzones: geen gedoe meer

Werkt een collega in Amsterdam en een ander in New York? Geen probleem.

Make houdt automatisch rekening met tijdzones. Als jij een meeting plant om 15:00 uur, ziet je Amerikaanse collega dit automatisch om 9:00 uur staan. Niemand hoeft meer om te rekenen.

Beschikbaarheid: de slimme planner

Dit voorkomt misverstanden en gemiste meetings. Make houdt rekening met de beschikbaarheid van je team.

Als jij aangeeft dat je alleen 's ochtends kunt, zal Make geen meetings voorstellen in de middag. Dit werkt op basis van de instellingen in je persoonlijke agenda. Door dit slim in te stellen, voorkom je dat je over je eigen agenda heen gepland wordt. Wat gebeurt er als twee mensen tegelijkertijd dezelfde persoon proberen te plannen?

Conflict-oplossing: als twee agenda's botsen

Make detecteert dit conflict. De tool geeft je dan opties.

Je kunt de meeting verplaatsen, de duur aanpassen of simpelweg kijken wie er als eerste was. Het zorgt ervoor dat je nooit meer per ongeluk iemand dubbel boekt. Plan je een meeting in Make?

Integratie met Google Meet: de ultieme soepelheid

Dan kun je met één klik een Google Meet-link toevoegen. De link wordt automatisch in de agenda-uitnodiging geplaatst.

Zo hoef je niet apart een video-call te plannen. Alles zit op één plek. Dat is pas efficiënt.

Hoe werkt dit op mijn Macbook?

Make is overal beschikbaar. Je kunt het gebruiken op je telefoon, je laptop, of gewoon in je webbrowser.

1. Je kunt de Make-app downloaden uit de Google Workspace Marketplace voor een native desktop-ervaring. Na installatie log je in met je Google-account.
2. De webversie is ook perfect. Ga simpelweg naar de Make-website en je kunt direct aan de slag. De synchronisatie werkt op alle platformen even soepel.

Op een Macbook werkt het als een zonnetje. De keuze is aan jou: een app of de browser. Beiden doen hetzelfde.

Kun je twee verschillende agenda's met elkaar synchroniseren?

Ja, dat kan. Je kunt meerdere teams aanmaken in Make en bijvoorbeeld Airtable koppelen aan Make voor een centrale database.

Dit is superhandig als je voor verschillende projecten werkt of verschillende afdelingen moet afstemmen. Je kunt bijvoorbeeld een team maken voor je directe collega's en een ander team voor een project met externe partners. Je bepaalt zelf wie toegang krijgt tot welk team. Zo houd je de agenda's overzichtelijk.

Hoeveel kost Make?

Het goede nieuws: Make is inbegrepen in Google Workspace. De prijs hangt dus af van het Google Workspace-abonnement dat je bedrijf al heeft.

Voor de meeste bedrijven is het dus geen extra kostenpost. Een basis Google Workspace-abonnement begint rond de €7 per gebruiker per maand.

De exacte prijzen vind je op de website van Google Workspace. De investering in een goede Workspace-licentie betaalt zich dubbel en dwars terug in de tijd die je bespaart. Met Make (en Google Agenda) geef je je team de tools om slimmer te werken. Weg met de eindeloze e-mails en de frustratie. Hallo tijdswinst, duidelijkheid en een team dat als een geoliede machine draait.