Automatisch facturen versturen: stappenplan met Zapier en Exact
Laten we eerlijk zijn: facturen versturen. Je doet het liever niet.
Het is een saaie, herhalende klus die veel tijd kost en waar je gemakkelijk fouten in maakt. Een typfoutje in een bedrag, een verkeerde naam, een factuur die vergeten wordt... het gebeurt allemaal. En het ergste? Het remt je cashflow.
Je wilt je focussen op ondernemen, niet op administratie. Gelukkig is er een slimme oplossing die dit gedoe voor je overneemt: automatisch facturen versturen.
Stel je voor: een klant doet een aankoop in je webshop, en automatisch wordt er in Exact Online een nette factuur aangemaakt en naar de klant gestuurd. Zonder dat jij er ook maar één handeling voor hoeft te doen. Dit klinkt als magie, maar het is de kracht van het koppelen van twee slimme tools: Zapier en Exact Online. In dit artikel lees je precies hoe je dit stap voor stap voor elkaar krijgt. Laten we beginnen.
Waarom je vandaag nog wilt stoppen met handmatig factureren
Handmatig factureren is niet alleen vervelend, het is ook een groter risico voor je bedrijf dan je misschien denkt. De voordelen van automatiseren zijn enorm en direct voelbaar.
- Je wint tijd (en rust): De grootste winst. De uren die je nu kwijt bent aan het maken, controleren en verzenden van facturen, kun je besteden aan wat er echt toe doet: je bedrijf laten groeien, klantgesprekken voeren of gewoon eens op tijd naar huis gaan.
- Fouten worden verleden tijd: Mensen maken fouten, computers niet. Een automatische workflow zorgt ervoor dat bedragen, BTW-nummers en klantgegevens altijd kloppen. Dit voorkomt irritatie bij klanten en correcties achteraf.
- Sneller betaald krijgen: Een direct gevolg van sneller factureren. Zodra de klant de aankoop doet, valt de factuur in zijn mailbox. Dit kan de betalingstermijn flink verkorten. Waar je voorheen misschien 30 tot 60 dagen deed over een factuur, kan dat nu een stuk sneller. Dit is goud voor je cashflow.
- Je groeit moeiteloos mee: Of je nu 10 of 100 facturen per maand verstuurt, de automatische workflow schaalt met je mee. Je administratie blijft overzichtelijk, ook als je bedrijf hard groeit.
De spelers: Zapier en Exact Online
Om dit te laten werken, heb je twee tools nodig. Laten we ze even voorstellen.
Zapier: De digitale koppelaar
Zapier is een soort digitale lijm die al je andere software aan elkaar vastplakt. Het is een integratieplatform waar je zonder een regel code workflows kunt bouwen. Het werkt met een simpel principe: 'Als dit gebeurt, doe dan dat.' In Zapier noemen ze dit een 'Zap'.
Exact Online: De boekhoudkundige krachtpatser
Een 'Trigger' (de actie die het proces start) zorgt voor een 'Action' (de actie die Zapier uitvoert). Bijvoorbeeld: 'Als er een nieuwe order in Shopify is (Trigger), maak dan een factuur aan in Exact Online (Action).'
Exact Online is waarschijnlijk de meest bekende en gebruikte boekhoudsoftware in Nederland.
Het is een cloud-oplossing die alles bevat wat je nodig hebt: facturering, debiteurenbeheer, voorraad en rapportages. Het is de centrale plek waar al je financiële data veilig wordt opgeslagen en verwerkt. Let wel even op de kosten. Exact Online heeft verschillende abonnementen.
Het basispakket begint rond de €39,- per maand, maar voor de geavanceerde factuuropties (zoals het versturen van een PDF-factuur via e-mail) heb je het 'Starter' of 'Factuur Pro' abonnement nodig. Deze kosten liggen vaak rond de €50 tot €80 per maand. Een investering, maar eentje die zich snel terugbetaalt.
Jouw stappenplan: Automatische facturen in 6 stappen
Klaar om jezelf deze tijdrovende klus uit handen te nemen? Volg dan dit stappenplan.
Je hebt een account bij Zapier en Exact Online nodig om te beginnen. Zorg dat je ingelogd bent bij zowel Zapier als Exact Online. Controleer in Exact Online of je de juiste rechten hebt om facturen aan te maken.
Stap 1: De voorbereiding
Bedenk voor jezelf welke gegevens je wilt gebruiken om een factuur te genereren.
Denk aan klantnaam, e-mailadres, product, hoeveelheid en bedrag. Zorg dat deze gegevens ergens vandaan kunnen komen, bijvoorbeeld uit een ander systeem zoals een webshop (Shopify), je WooCommerce aan je CRM koppelen of een simpele spreadsheet. In je Zapier dashboard klik je op 'Create Zap'. Je begint met het instellen van de Trigger: wat is de gebeurtenis die de factuur moet starten?
Stap 2: Maak je eerste 'Zap' aan
Kies hier de app waar de actie plaatsvindt. Laten we als voorbeeld Shopify nemen.
Kies 'Shopify' als je Trigger-app en selecteer de trigger 'New Order'. Dit betekent dat elke nieuwe bestelling in Shopify de start is van je automatische factuur. Nu is het tijd voor de 'Action': wat moet er gebeuren?
Stap 3: Koppel je Exact Online account
Kies hier 'Exact Online' als je actie-app. Selecteer de actie 'Create Invoice'.
Zapier zal je vragen om je Exact Online account te koppelen. Dit doe je door in te loggen met je Exact-gegevens en toestemming te geven. Dit is een eenmalige handeling.
Stap 4: Vul de factuur in (met slimme data)
Dit is het hart van je Zap. Je vertelt Zapier nu precies welke informatie uit de Shopify-order waar op de Exact Online-factuur moet komen te staan.
Zapier geeft je velden die je kunt invullen, zoals 'Klantnaam', 'Bedrag', 'BTW'. Door op het veld te klikken, kun je de juiste data uit de Shopify-order selecteren.
Stap 5: De cruciale test
Zoals 'Klant e-mailadres' uit de Shopify-order koppelen aan het 'E-mailadres' veld in Exact. Zo hoef je nooit meer iets handmatig over te typen. Voordat je de Zap live zet, moet je hem testen.
Zapier kan een testorder uit Shopify ophalen en een proef-factuur aanmaken in Exact Online. Doe dit!
Stap 6: Live en opvolgen
Controleer in Exact Online of de testfactuur er perfect uitziet. Klopt het bedrag? Is het juiste e-mailadres gebruikt? Ziet de layout er goed uit? Alles moet kloppen. Als de test slaagt, zet je de Zap aan.
Vanaf dit moment werkt de automatisering voor je. Je kunt nu je Shopify-orders in de gaten houden en controleren of de factuur automatisch wordt aangemaakt.
Vergeet niet om je betaalherinneringen in te stellen in Exact Online. Die kunnen ook automatisch verstuurd worden, maar dat is een andere instelling binnen Exact zelf.
De kosten en alternatieven
De combinatie Zapier + Exact Online is krachtig, maar kent een prijskaartje. Een betaald Zapier-abonnement (nodig voor meer dan een paar 'Zaps' per maand) begint rond de €20-€30 per maand.
Tel daar de kosten van Exact Online bij op, en je bent al snel een kleine €100 per maand kwijt. Voor een groeiend bedrijf is dit vaak een schijntje vergeleken bij de tijd die je bespaart en de fouten die je voorkomt. Zoek je een alternatief voor Zapier?
Kijk dan eens naar Make (voorheen Integromat). Make doet hetzelfde, maar werkt visueel iets anders en kan voor complexere workflows soms voordeliger zijn.
Ook n8n is een optie, hoewel dit technisch vaak iets uitdagender is.
Conclusie: Je administratie de baas
Het opzetten van een automatische factuurstroom met Zapier en Exact Online vraagt even wat tijd en aandacht.
Maar het is een investering die zich dubbel en dwars terugbetaalt. Je bespaart uren per week, verkleint de kans op fouten tot nul en zorgt voor een snellere stroom aan geld op je rekening. Je bent niet langer de administratieve medewerker van je eigen bedrijf, maar de ondernemer die je wilt zijn. Dus pak die kansen, automatiseer je facturen en focus je op wat echt telt.
Veelgestelde vragen
Wat zijn de voordelen van het automatiseren van facturatie?
Het automatiseren van facturatie bespaart je aanzienlijk tijd en vermindert het risico op fouten. Door facturen automatisch te versturen, kun je je focussen op de groei van je bedrijf en klantgesprekken voeren, terwijl je tegelijkertijd sneller betaald wordt en je cashflow verbetert. Met Zapier kun je een 'Zap' creëren die automatisch een factuur aanmaakt in Exact Online zodra er een nieuwe aankoop wordt gedaan in je webshop.
Hoe kan ik facturen automatisch versturen met Zapier en Exact Online?
Dit proces vereist een koppeling tussen Zapier en Exact Online, waardoor je geen handmatige stappen meer hoeft te ondernemen bij het versturen van facturen.
Wat is Zapier en hoe werkt het?
Zapier is een digitale 'lijm' die verschillende softwaretoepassingen met elkaar verbindt. Het werkt op basis van simpele regels, zoals 'Als er een nieuwe order in Shopify is, maak dan automatisch een factuur aan in Exact Online'.
Waarom is het belangrijk om facturen correct te versturen?
Zo kun je workflows bouwen zonder enige programmeerkennis. Het correct versturen van facturen is cruciaal om irritatie bij klanten te voorkomen en te zorgen voor een vlotte betalingstermijn. Fouten in bedragen of klantgegevens kunnen leiden tot correcties en vertragingen, wat je cashflow negatief beïnvloedt.
Hoe schaalt mijn facturatieproces mee met de groei van mijn bedrijf?
Automatisering minimaliseert deze risico's. Automatische facturatie is flexibel en schaalt met je bedrijf.
Of je nu 10 of 100 facturen per maand verstuurt, de workflow blijft overzichtelijk en efficiënt, waardoor je administratie altijd onder controle blijft, zelfs bij snelle groei.