Bonnen scannen en verwerken met AI: vergelijk van apps

Femke de Vries

AI-Automatisering Consultant voor het MKB

Ken je dat nog? Een schoenendoos vol met kassabonnen, uitpuilende portemonnees en urenlang getypte getallen invoeren in Excel.

Het bijhouden van je uitgaven of zakelijke bonnen verwerken was lang een noodzakelijk kwaad. Maar laten we eerlijk zijn: het is 2024 en we hoeven dit echt niet meer handmatig te doen. Artificial Intelligence (AI) heeft een flinke sprong gemaakt en vandaag de dag zijn er apps die een bonnetje in een fractie van een seconde uitlezen, de data eruit trekken en netjes ordenen.

In dit artikel duiken we in de wereld van AI-gestuurde bonnenverwerking. We bespreken wat deze technologie precies doet, welke apps het beste uit de bus komen en waar je op moet letten bij het kiezen van de juiste tool.

Of je nu een freelancer bent die zijn bonnetjes op orde wil krijgen of een finance manager bent die duizenden bonnen per maand verwerkt, er is een oplossing voor iedereen.

De magie achter AI: OCR en NLP

Voordat we naar de apps kijken, is het handig om te begrijpen hoe AI bonnen eigenlijk leest. Het draait allemaal om twee technieken: OCR (Optical Character Recognition) en NLP (Natural Language Processing).

OCR is als een digitale scanner die de letters en cijfers op een foto van een bon herkent en omzet in bewerkbare tekst.

Vroeger was dit nogal gevoelig voor fouten, maar moderne AI-modellen herkennen zelfs scheve bonnen of vage afdrukken. NLP gaat een stap verder: het begrijpt de context. Het weet dat het getal '12,50' waarschijnlijk het bedrag is en dat de tekst 'Bij Albert Heijn' de verkoper is.

De combinatie van deze technieken zorgt ervoor dat bonnen niet alleen gelezen, maar ook begrepen worden. De markt voor deze technologie groeit als kool. Analisten verwachten dat de wereldwijde markt voor AI-gestuurde documentverwerking richting de 35 miljard dollar gaat in de komende jaren. Dat betekent dat de apps steeds slimmer, sneller en beter worden.

De top 3 apps voor AI-bonnenverwerking

Er zijn veel apps op de markt, maar ze zijn niet allemaal even goed. We hebben drie toppers uitgelicht die bekend staan om hun slimme AI-functionaliteiten en gebruiksgemak. Expensify is waarschijnlijk de bekendste naam in de wereld van bonnetjes scannen.

1. Expensify: De klassieker voor iedereen

De app maakt gebruik van een functie die 'SmartScan' heet. Je maakt een foto en de AI doet de rest.

Binnen seconden heb je de datum, het bedrag, de verkoper en zelfs de BTW eruit getrokken. Wat Expensify zo populair maakt, is de brede integratie met boekhoudprogramma’s zoals QuickBooks en Xero.

Je kunt bonnen direct doorzetten naar je financiële systeem zonder tussenkomst. Ook handig: de app kan creditcardtransacties automatisch matchen met gescande bonnen. De belangrijkste features:

• Snelle SmartScan AI-functie
• Automatische matching met creditcardtransacties
• Integratie met populaire boekhoudsoftware
• Offline scannen (handig als je geen bereik hebt)
• Groepsverwerking voor teams

Prijzen: Expensify heeft een gratis versie, maar die is beperkt.

De echte kracht zit in de betaalde plannen. De 'Collect' versie (geschikt voor teams) begint rond de 5 tot 10 dollar per gebruiker per maand, afhankelijk van de betaalwijze. De 'Control' versie, met meer geavanceerde beleidsregels, ligt rond de 18 dollar per gebruiker per maand. Gebruiksgemak: De app is erg intuïtief.

De interface is schoon en het scannen voelt vlot aan. Een nadeel is dat de klantenservice soms wat traag kan reageren bij gratis accounts.

2. Zoho Expense: De slimme allrounder

Zoho Expense is onderdeel van het Zoho-ecosysteem, een gigant op het gebied van zakelijke software.

De app maakt gebruik van AI om bonnen te scannen en categoriseren, maar blinkt vooral uit in de integratie met andere Zoho-producten zoals Zoho Books. De AI van Zoho herkent niet alleen de standaardgegevens, maar kan ook bonnen in meerdere valuta’s verwerken en automatisch reisroutes reconstrueren op basis van datum en locatie. Dit is ideaal voor mensen die slimme expense-apps met AI gebruiken om veel reiskosten te verwerken.

De belangrijkste features: Prijzen: Zoho is vaak vriendelijker geprijsd dan de concurrentie.

• AI-gestuurde gegevensextractie
• Ondersteuning voor meer dan 150 valuta’s
• Automatische categorisatie op basis van locatie en tijd
• Uitgebreide rapportagemogelijkheden
• Naadloze integratie met Zoho Books en CRM

Er is een gratis versie voor maximaal 3 gebruikers. De betaalde plannen beginnen rond de 4 dollar per gebruiker per maand voor de Standard versie, en gaan tot ongeveer 8 dollar voor de Professional versie.

Gebruiksgemak: Zoho voelt wat zakelijker aan dan Expensify, maar is zeker niet moeilijk. De mobiele app is stabiel en de desktop-omgeving is overzichtelijk.

Als je al andere Zoho-diensten gebruikt, is dit een no-brainer. Rossum is een maatje groter. Dit is geen simpele app voor de zzp’er, maar een krachtig AI-platform voor bedrijven die enorme hoeveelheden documenten verwerken.

3. Rossum: De krachtpatser voor bedrijven

Waar apps als Expensify vooral gericht zijn op uitgavenbeheer, focust Rossum zich op intelligente documentverwerking (IDP).

Rossum gebruikt ‘deep learning’ om bonnen en facturen te verwerken. Het bijzondere is dat de AI leert van correcties. Als jij een fout in de extractie aanpast, onthoudt het systeem dit voor de volgende keer. Dit zorgt voor een extreem hoge nauwkeurigheid na verloop van tijd.

De belangrijkste features: Prijzen:

• Geavanceerde deep learning-technologie
• Extreem hoge nauwkeurigheid (vaak boven de 95%)
• Validatie van data op basis van bedrijfsregels
• Batch-verwerking van duizenden bonnen tegelijk
• API-first benadering voor eigen integraties

Rossum is niet goedkoop en richt zich op de zakelijke markt. Ze werken vaak met maatwerk, maar de basisprijzen beginnen rond de 400 tot 500 dollar per maand voor een basisplan.

Dit is vooral interessant als je honderden tot duizenden bonnen per maand verwerkt. Gebruiksgemak: Rossum is minder 'out of the box' dan Expensify. Het vereist vaak een implementatietraject of technische kennis om te koppelen met bestaande systemen. Maar als het eenmaal draait, is het een onstopbare machine.

Waar moet je op letten bij het kiezen?

Met zoveel opties kan het lastig zijn om te kiezen. Hier zijn de vijf belangrijkste factoren om rekening mee te houden:

• Nauwkeurigheid: Hoe goed herkent de AI de data? Test de app met een paar bonnen van slechte kwaliteit (bijvoorbeeld een verkleurd bonnetje).
• Integraties: Kan de app praten met je boekhoudsysteem? Dit bespaart je het meeste tijd.
• Gebruiksgemak: Is de app leuk om te gebruiken? Als het een struggle is, ga je het niet volhouden.
• Prijs: Kijk niet alleen naar de maandprijs, maar ook naar de kosten per extra gebruiker.
• Schaalbaarheid: Groeit je bedrijf? Zorg dat de app met je mee kan groeien.

De toekomst van bonnen scannen

De ontwikkelingen gaan razendsnel. Waar we nu nog een foto maken, zullen we in de toekomst waarschijnlijk nog minder handmatig hoeven te doen.

• Real-time verwerking: Bonnen worden direct verwerkt zodra ze de printer uitkomen, zonder dat je er nog naar omkijkt.
• Betere herkenning: AI zal zelfs de meest rommelige bonnetjes perfect lezen, inclusief handgeschreven bonnen.
• Diepere integraties: Denk aan directe koppelingen met betaalproviders waardoor bonnen automatisch worden goedgekeurd.

We verwachten de volgende trends: Kortom, de tijd van schoenendozen vol bonnetjes is definitief voorbij. Met de juiste AI-app ben je in een mum van tijd klaar met je administratie, zonder frustratie en zonder fouten.