Factuurverwerking automatiseren met AI: welke tools werken met Exact en Twinfield?

Femke de Vries

AI-Automatisering Consultant voor het MKB

Stel je dit eens voor: het is einde van de maand. De facturen stromen binnen.

Een berg aan PDF’s in je mailbox, misschien zelfs nog wat per post. Handmatig typen, controleren, goedkeuren en boeken. Het is een tijdrovend karwei waarbij je gemakkelijk mist maakt.

Een verkeerd factuurnummer of een getal dat er net naast zit, en de leverancier belt boos op. Herkenbaar?

Het hoeft echt niet meer zo. Artificial Intelligence (AI) is de gamechanger in de financiële wereld en maakt een einde aan deze administratieve nachtmerrie. In dit artikel duiken we in de wereld van AI-gestuurde factuurverwerking en ontdekken we welke slimme tools naadloos samenwerken met jouw favoriete boekhoudsystemen: Exact en Twinfield.

Waarom blijven we hangen in het verleden?

De traditionele manier van facturen verwerken is simpelweg niet meer van deze tijd.

Het is een arbeidsintensief proces dat bol staat van de herhaling. Je scant een factuur, typt de gegevens over, controleert of het klopt en boekt het in.

Dit proces is traag en gevoelig voor fouten. Een verkeerd bedrag of een ontbrekende datum kan voor flink wat hoofdbrekens zorgen en leidt tot vertragingen en frustratie bij zowel jou als je leverancier. Bovendien is het een enorme bottleneck. Terwijl jij uren kwijt bent aan het verwerken van papierwerk, blijven andere belangrijke taken liggen.

Onderzoek laat zien dat bedrijven al gauw 20% tot 30% van hun administratieve tijd aan factuurverwerking besteden.

Dat is zonde van je kostbare tijd en geld.

AI: de digitale collega die nooit slaapt

Hoe werkt die AI dan precies? Denk aan een super slimme collega die alles snelt. AI in factuurverwerking combineert technieken als machine learning en natural language processing (NLP) om facturen te lezen, begrijpen en verwerken. Ook bankafschriften automatisch verwerken met AI gebeurt in een paar simpele stappen:

• OCR (Optical Character Recognition): De AI scant een PDF of een foto van een factuur en zet dit om in leesbare, digitale tekst. Geen handmatig getypte rompslomp meer.
• Data Extractie: Het systeem herkent direct de belangrijke gegevens: factuurnummer, datum, leveranciersnaam, bedragen, btw en zelfs het bankrekeningnummer.
• Validatie: De AI controleert of alles klopt. Klopt het bedrag met de offerte? Is het btw-nummer geldig? Het systeem vergelijkt dit met eerdere facturen en interne regels.
• Automatisering & Routing: De factuur wordt automatisch in het juiste boekhoudsysteem gezet en, als dat nodig is, naar de juiste persoon gestuurd voor goedkeuring.

De beste AI-tools voor Exact

Exact is een krachtig en veelgebruikt systeem. De vraag is niet meer óf je moet automatiseren, maar wanneer.

Exact Online

Er zijn verschillende tools op de markt die naadloos aansluiten op de Exact-omgeving. Voor gebruikers van Exact Online is het goede nieuws dat het platform al basisfunctionaliteit biedt voor e-facturen.

Exact Financieel

Het systeem kan automatisch facturen in XML- of PDF-formaat verwerken, mits ze via de juiste kanalen binnenkomen. De echte kracht van AI haal je echter door externe tools te koppelen via de API. Zo zet je een extra laag van slimme automatisering bovenop de bestaande functionaliteit. Voor de wat uitgebreidere versies van Exact, zoals Exact Financieel, kun je zelfs automatisch je btw-aangifte voorbereiden met AI, wat weer extra kansen biedt.

Populaire AI-tools die samenwerken met Exact

Hier is de integratie met AI-tools vaak nog krachtiger. Je kunt denken aan modules voor digitale goedkeuringen en bonnen scannen en verwerken met AI.

De software is flexibel genoeg om te koppelen met de beste AI-oplossingen op de markt. Er zijn diverse partijen die een brug slaan tussen AI en Exact. Hieronder een aantal populaire keuzes:

• Rossum: Een echte specialist in AI voor factuurverwerking. Rossum is als een superslimme digitale boekhouder die elke factuur tot op de letter analyseert. Het herkent, extraheert en valideert gegevens en stuurt ze rechtstreeks naar Exact. De tool leert van correcties, waardoor hij steeds slimmer wordt. Prijzen beginnen vaak rond de €150 per maand, afhankelijk van het aantal facturen.
• DocuSign CLM: Hoewel DocuSign bekend staat om handtekeningen, is het Contract Lifecycle Management (CLM) platform een krachtige speler in het hele contract- en factuurproces. Het zorgt voor een soepele workflow van goedkeuringen en digitale ondertekeningen en integreert goed met Exact.
• Billtrap: Deze tool is specifiek ontwikkeld om factuurprocessen te automatiseren. Het focust op het digitaliseren van facturen en het opzetten van slimme goedkeuringsworkflows. Handig voor bedrijven die snel resultaat willen zien.
• Kira Systems: Een geavanceerd platform dat zich richt op het analyseren van juridische en financiële documenten. Het is een zwaargewicht dat complexe facturen aankan en naadloos integreert met systemen zoals Exact.

AI-tools die naadloos werken met Twinfield

Ook Twinfield, onderdeel van Wolters Kluwer, biedt uitstekende mogelijkheden voor automatisering. Het platform is gebouwd voor de moderne accountant en ondernemer en is perfect te koppelen met externe AI-diensten.

Twinfield Cloud

De cloud-omgeving van Twinfield is al sterk in het automatiseren van workflows. Je kunt regels instellen waardoor facturen automatisch worden verwerkt. Net als bij Exact, is de echte kracht van AI te benutten door externe tools te koppelen.

AI-tools die integreren met Twinfield

Dit geeft je de vrijheid om de beste AI-oplossing voor jouw bedrijf te kiezen en deze te integreren in je Twinfield-omgeving.

Veel van de tools die we hierboven al noemden, werken ook uitstekend met Twinfield. De technologie is vaak universeel.

• Rossum: Net als bij Exact is Rossum een uitstekende keuze voor Twinfield-gebruikers. Het zorgt voor de intelligente dataverwerking en stuurt alles keurig door naar het juiste plekje in Twinfield.
• DocuSign CLM: De integratie met Twinfield is eveneens mogelijk, waardoor je een strakke workflow creëert van factuurontvangst tot en met de digitale goedkeuring.
• Billtrap: Ook deze tool is te koppelen met Twinfield. Het is een relatief eenvoudige maar effectieve oplossing voor bedrijven die hun factuurproces snel willen digitaliseren.

Wat kost zoiets?

Natuurlijk is een investering nodig, maar bedenk wat het je oplevert. De kosten hangen af van de tool, het aantal facturen en de complexiteit van je workflow.

• Abonnementskosten: Dit is de maandelijkse prijs voor de software. Dit kan variëren van enkele tientjes tot honderden euros per maand, afhankelijk van de functionaliteit.
• Implementatie- en integratiekosten: Eenmalige kosten voor het koppelen van de tool aan Exact of Twinfield. Dit kan een paar honderd euro zijn, maar ook oplopen tot enkele duizenden euros voor complexe oplossingen.
• Kosten per factuur: Sommige aanbieders rekenen een vast bedrag per verwerkte factuur.

Over het algemeen zijn er drie soorten kosten: Voor een gemiddeld middenbedrijf liggen de totale jaarlijkse kosten vaak ergens tussen de €5.000 en €20.000. Bedenk dit: de investering betaalt zich vaak al binnen een jaar terug door de besparing op uren, het voorkomen van fouten en het versnellen van betalingen.

De toekomst van factuurverwerking

De ontwikkelingen gaan razendsnel. Wat we nu zien, is nog maar het begin.

• Nog betere AI: De technologie wordt slimmer in het herkennen van complexe en onregelmatige facturen.
• Voice-assistenten: Stel je voor dat je aan je digitale assistent vraagt: "Heb ik de factuur van Leverancier X al betaald?" en direct antwoord krijgt.
• Diepere integratie: AI-tools zullen niet alleen facturen verwerken, maar ook direct analyses en voorspellingen geven over je cashflow.

De komende jaren kunnen we nog meer verwachten: De keuze is aan jou. Blijf je worstelen met die stapel facturen, of omarm je de kracht van AI om je boekhouding slimmer, sneller en beter te maken?

De tools zijn er, de integraties werken. Het is tijd om de sprong te wagen.